Guia do Painel de Utilização do Google Workspaces

Criamos o painel de Utilização do Google Workspace para Gestores de Unidades que dá acesso, por unidade, ao volume de uso das ferramentas no Google Workspace da USP.

A STI-USP utiliza dados fornecidos pelos sistemas administrativos do Google e os cruza com informações das bases de dados dos sistemas corporativos da USP para extrair uma massa de dados utilizada pelo sistema PowerBI na elaboração de painéis visuais e de sumarizações.

Por meio desta ferramenta é possível visualizar a distribuição das contas @usp.br ou @unidade.usp.br usadas para acesso aos serviços do Google (E-mail, Drive, etc.) por categorias de vínculo das pessoas responsáveis pelas contas, sumarizando o total de espaço ocupado.

Além disso, de acordo com as cotas estabelecidas, apresentamos os números de contas acima da cota. A imagem abaixo mostra uma das principais tabelas presentes no painel. Mais adiante falaremos sobre as possibilidades de filtragem de dados e ordenação.

Salientamos que cada gestor visualizará somente as contas vinculadas à sua unidade. Caso você seja gestor de mais de uma unidade a ferramenta apresentará os dados de todas as unidades que o seu login no app.powerbi.com permitir visualizar. Neste caso, será exibida a lista de unidades gerenciadas e será possível escolher cada uma clicando nas caixas de seleção correspondentes para controlar as contas que serão exibidas; por exemplo, ao clicar na unidade "A" serão exibidos somente os dados referentes à unidade "A". A imagem a seguir é um exemplo dessa lista de unidades com as caixas de seleção.

O sistema fará todo o recálculo dos valores quando algum filtro/segmentação for selecionado. Como isso leva apenas poucos segundos, as tabelas e gráficos são dinâmicos de acordo com os parâmetros de segmentação/filtragem selecionados.

Atualmente o painel possui três abas:

Geral
Docentes acima da cota
Não docentes acima da cota

Nas abas que mostram as contas acima da cota montamos tabelas onde cada categoria está distribuída de acordo com o volume ocupado de cada conta conforme exemplo abaixo.

Note que neste exemplo existem três faixas de ocupação que correspondem às contas cuja cota é de 20GB. A seguir detalhamos as faixas definidas de acordo com a cota

Faixas para contas com cota de 20GB (Alunos, Funcionários, Alumni)

1. 20GB até 40GB
2. 40GB até 200GB
3. Acima de 200GB

Faixas para contas com cota de 100GB (Docentes aposentados/temporários e contas institucionais)

1. 100GB até 200GB
2. 200GB até 500GB
3. Acima 500GB

Faixas para contas com cota de 1TB (Docentes ativos e Sênior)

1. 1TB até 2TB
2. 2TB até 5TB
3. 5TB até 10TB
4. Acima 10TB