Como evitar perda de dados

Este roteiro visa auxiliá-lo na identificação de arquivos que serão apagados em virtude da limpeza ou deleção de sua conta no Google Workspace da USP. Em seguida apresentamos alternativas para que você possa manter os arquivos que classificar importantes.

Consideramos importante que você proceda com essa identificação dos arquivos que são essenciais para você e não podem ser perdidos.

Muitos arquivos são apagados durante o processo de otimização no uso de espaço. Se o proprietário do arquivo compartilhado contigo apagá-lo, você perderá acesso ao conteúdo. Logo, uma recomendação importante é que você faça uma cópia ou peça para que o proprietário torne você o proprietário do arquivo.

Tome nota

Se o arquivo estiver armazenado no Drive Compartilhado (antigo Drive de Equipe) não será possível mudar o proprietário do arquivo. Neste caso, a cópia do arquivo é a única solução para manter o conteúdo caso o arquivo seja apagado do Drive Compartilhado.

Como identificar o proprietário do arquivo#

Visualmente você pode encontrar o proprietário fazendo o seguinte:

Localize o arquivo/pasta no Google Drive
Clique no arquivo com o botão esquerdo do mouse para selecionar o arquivo/pasta
Clique com o botão direito do mouse no arquivo/pasta e selecione "Visualizar Detalhes"

Exibir detalhes
Onde localizar proprietário

A lateral direita do navegador exibirá uma aba/coluna com os detalhes. Passe o mouse sobre o primeiro ícone na área "Quem tem acesso". Isso mostrará o proprietário do arquivo/pasta

Também é possível localizar o proprietário do arquivo/pasta usando filtros de busca na interface do drive.google.com.

Exibir painel filtros
Opções de Filtros

Outra forma de exibir os arquivos de sua propriedade é por meio dos passos exibidos nas imagens abaixo.

Visão Pessoal
Filtro de pessoas

No campo de busca, além do texto livre, é possível usar os "Termos de busca" para para localizar arquivos/diretórios de acordo com critérios pré-estabelecidos. Os termos de busca também podem ser chamados de filtros.

Abaixo listamos alguns termos que poderão ser úteis.

Conteúdo procurado	Termo de busca
Arquivos meus que são contabilizados na minha cota	owner:me
Arquivos meus sem modificações desde 2022	owner:me before:2023
Arquivos órfãos, que foram gravados em pastas compartilhadas removidas	owner:me is:unorganized
Arquivos compartilhados comigo	parent:sharedWithMe

Como garantir a cópia do arquivo#

Quando uma conta é apagada, são apagados todos os arquivos cujo o proprietário é a conta que foi apagada. Logo, para que o arquivo não seja removido é necessário mudar o proprietário do arquivo para outra conta que não será apagada.

Alternativamente, você também pode fazer uma cópia local (Download) do arquivo no disco interno (HD/SSD) do seu computador pessoal ou de trabalho ou em algum dispositivo de armazenamento externo (pen-drive/HD externo).

A opção de armazenar em algum outro serviço de armazenamento em nuvem que o usuário seja assinante tembém é viável.

R-Clone é uma ferramenta que pode auxiliá-lo no processo de transferência dos arquivos para seu disco local (interno/externo) ou outro serviço de armazenamento em nuvem que você seja assinante.

Observamos casos de docentes que utilizam arquivos que foram criados por alunos. Nestes casos, quando a conta do aluno é removida, os arquivo do aluno são removidos e o docente perde o acesso. Então o filtro parent:sharedWithMe poderá ajudar o docente a verificar os arquivos que não são propriedade dele e por isso precisam ser copiados para algum local, caso seja difícil pedir para o proprietário do arquivo transferir a propriedade.

Transferindo propriedade#

O novo proprietário deve ter acesso, isto é, o arquivo deve estar previamente compartilhado com ele antes de você iniciar o procedimento de transferência da propriedade. Assim a conta aparecerá listada para que você a selecione e a defina como nova proprietária.

Após a transferência da propriedade, os compartilhamentos antigos são removidos.

O processo de transferência de arquivos não está disponível para os arquivos que estão públicos, isto é, quando o acesso está liberado para qualquer pessoa/conta.

Abaixo você pode conferir as telas relacionadas ao processo de mudança de propriedade.

Visão Pessoal
Transferir Propriedade

Criando cópia do arquivo#

Tome nota

Quando você não for o proprietário do arquivo, faça a cópia do documento. Pedir para proprietário transferir pode ser menos eficiente.

Google permite mudar propriedade para conta que não tem o recursos Drive ativado. Antes de transferir, confirme se o usuário que será o novo proprietário do arquivo consegue usar o Google Drive.